Большинство людей не забывают задачи. Они носят их с собой.
Во время работы вспоминается, что нужно записаться к врачу. По дороге домой приходит идея для нового проекта. Перед сном появляется мысль оплатить счёт. Каждая такая мелочь будто говорит: «Не забудь меня».
Проблема не в количестве дел. Проблема в том, что мозг пытается одновременно помнить их все.
GTD (Getting Things Done) предлагает простой выход: перестать использовать голову как список задач. Вместо этого создать внешнюю систему, которой можно доверять.
На первый взгляд методика кажется сложной. В книге Дэвида Аллена десятки терминов, списков и рекомендаций. Но для первого рабочего дня вам не понадобится большая часть из них. Давайте соберём минимальную версию GTD, которая действительно поможет разобраться с задачами уже сегодня.
Что представляет собой GTD
Если объяснить систему одной фразой, она звучит так:
Не храните задачи в голове. Храните их в понятной системе.
В GTD нет цели выполнить больше дел за день. Она помогает перестать постоянно думать о том, что ещё осталось сделать.
В основе метода лежит простой цикл. Сначала вы записываете всё, что требует внимания. Потом разбираете каждую запись по отдельности. Определяете, что делать дальше. Выполняете подходящие действия. Регулярно возвращаетесь к системе и поддерживаете её в порядке.
Именно последний пункт многие недооценивают. GTD работает не потому, что у вас красивые списки. Она работает потому, что вы регулярно их пересматриваете.
Подготовка: что понадобится
Хорошая новость — почти ничего.
Для начала достаточно:
- бумаги;
- ручки;
- 20-30 спокойных минут.
Не устанавливайте сразу несколько приложений. Не рисуйте сложные схемы. Не пытайтесь сделать идеальную систему. Сейчас задача гораздо проще. Нужно выгрузить из головы всё, что занимает внимание.
Откройте блокнот или распечатайте готовый PDF-шаблон GTD. Он уже содержит основные блоки системы и избавляет от необходимости самостоятельно продумывать структуру страниц.
Возьмите чистый лист и начинайте записывать абсолютно всё. Не сортируйте. Не оценивайте. Не решайте. Просто записывайте.
Например:
- подготовить презентацию;
- купить корм для кота;
- заменить лампочку;
- ответить клиенту;
- выбрать подарок;
- записаться к стоматологу.
Когда поток закончится, можно переходить к следующему шагу.
Как пользоваться GTD шаг за шагом
Шаг 1. Соберите всё в одном месте
В GTD это называется Inbox — входящие. Это временное место для новых задач. Главное правило очень простое. Записывайте всё сразу. Не думайте, куда это потом попадёт.
Например, вы вспомнили:
Купить батарейки.
Запишите. Позже разберёте.
Шаг 2. Разберите каждую запись
Теперь открывайте список по одному пункту.
Задайте себе вопрос:
Что именно означает эта запись?
Если действие занимает меньше двух минут — сделайте его сразу.
Например:
- ответить на короткое письмо;
- оплатить интернет;
- подтвердить запись.
Такие дела не стоит складывать обратно в систему.
Если задача больше двух минут, спросите себя:
Какое первое физическое действие нужно выполнить?
Именно физическое.
Не:
Сделать сайт.
А:
Написать структуру главной страницы.
Не:
Купить машину.
А:
Составить список подходящих моделей.
Так огромные проекты превращаются в понятные действия.
Шаг 3. Разложите задачи по спискам
Вот здесь многие начинают всё усложнять. На самом деле новичку достаточно нескольких списков.
Следующие действия
Здесь находятся задачи, которые можно выполнить сразу.
Например:
- позвонить поставщику;
- написать письмо;
- проверить договор.
В ожидании
Если следующий шаг делает другой человек, задача попадает сюда.
Например:
- жду ответ от дизайнера;
- жду документы от банка;
- жду подтверждение встречи.
Вместо того чтобы постоянно помнить об этом, достаточно иногда открывать этот список.
Проекты
Проект в GTD — это любой результат, который требует больше одного действия.
Например:
Не «ремонт кухни». А проект «Ремонт кухни». Внутри него будут десятки отдельных действий.
Заметки
Идеи, информация, мысли, которые не являются задачами. Их не нужно смешивать со списком дел.
На этом этапе удобно использовать готовый PDF-шаблон GTD. В нём уже есть блоки для следующих действий, контекстов, списка ожидания, заметок и итогов дня. Не придётся каждый раз заново размечать страницу — можно сразу сосредоточиться на работе с задачами.
Шаг 4. Выполняйте только следующее действие
Самая распространённая ошибка — смотреть на весь проект сразу.
Представьте задачу:
Организовать отпуск.
Она кажется большой. Но если посмотреть на следующий шаг, становится проще.
Например:
- выбрать даты;
- проверить стоимость билетов;
- оформить отпуск;
- забронировать гостиницу.
Каждый раз вы работаете только с одним следующим действием. Не со всем проектом.
Шаг 5. Регулярно пересматривайте систему
Это самая недооценённая часть GTD. Если перестать просматривать списки, они быстро превращаются в архив забытых задач. Раз в неделю выделите полчаса.
Просмотрите:
- проекты;
- список ожидания;
- следующие действия.
Удалите неактуальное. Добавьте новые шаги. Закройте завершённые проекты. После такого обзора система снова становится понятной.
Практический пример
Представим обычную ситуацию. Вы получили письмо. Коллега предлагает организовать встречу с клиентом.
Первое действие — записать это во входящие.
Теперь разбираем запись.
Что это? Небольшая задача? Нет. Потребуется несколько действий.
Значит, появляется проект:
Подготовить встречу с клиентом.
Следующее действие:
Позвонить клиенту и согласовать дату.
После звонка появляется новая задача:
Подготовить презентацию.
Затем:
Распечатать документы.
После встречи проект закрывается. Всё это время вам не нужно помнить каждую мелочь. Достаточно доверять своей системе. Именно в этом заключается главная сила GTD.
Ошибки, из-за которых GTD быстро перестаёт работать
Первая ошибка — создавать слишком сложную систему.
Новички часто делают десятки списков ещё до того, как начали пользоваться методом. В результате времени на организацию уходит больше, чем на работу.
Начните с минимального набора. Если позже почувствуете необходимость, систему всегда можно расширить.
Вторая ошибка — записывать проекты без следующего действия.
Запись:
Запустить сайт.
Не помогает понять, что делать сегодня. Добавьте конкретный следующий шаг.
Например:
Написать структуру главной страницы.
Третья ошибка — перестать проводить еженедельный обзор.
Без него GTD постепенно теряет смысл. Списки становятся длиннее. Некоторые задачи уже не актуальны. Другие давно выполнены. Обзор возвращает системе порядок.
Четвёртая ошибка — хранить всё подряд в одном списке.
Задачи, идеи, полезные ссылки и мысли лучше разделять. Тогда поиск нужной информации займёт секунды, а не минуты.
Когда GTD действительно подходит
Эта система особенно хорошо работает, если вы одновременно ведёте несколько направлений.
Например:
- работаете над несколькими проектами;
- часто получаете новые задачи;
- совмещаете работу и личные дела;
- переживаете, что можете что-то забыть.
В таких ситуациях GTD помогает освободить внимание и перестать держать всё в памяти.
Когда лучше выбрать другой подход
GTD не является универсальным решением. Если у вас несколько однотипных задач в день и они редко меняются, полноценная система может оказаться избыточной.
Также GTD не решает проблемы мотивации. Она помогает организовать задачи. Но не отвечает на вопрос, почему именно вы хотите их выполнять. Если причина откладывания связана не с хаосом, а с отсутствием интереса к работе, сама по себе система этого не исправит.
Попробуйте уже сегодня
Не откладывайте внедрение до понедельника или начала месяца. Достаточно одного вечера. Соберите все задачи, которые сейчас занимают голову. Определите для каждой следующий шаг. Разделите их на несколько простых списков. И начните работать только с тем, что можно сделать прямо сейчас.
Чтобы не тратить время на оформление страниц, воспользуйтесь готовым PDF-шаблоном GTD. Он уже содержит все основные блоки системы и подходит для печати на A4 с использованием в формате A5.
Помните, что GTD — это не соревнование по продуктивности. Если спустя неделю вы поймёте, что каких-то списков слишком много или часть из них вам не нужна, смело упрощайте систему. Хорошая система планирования — не та, которая полностью повторяет книгу, а та, которой вы действительно пользуетесь каждый день.