Каждый из нас находится в разных условиях и выполняет разные задачи. Кому-то необходимо жесткое и насыщенное расписание дня, а другому будет достаточно небольшого списка дел. Поэтому не существует одного способа как правильно планировать свой день. Его нужно выстраивать под свой ритм, основываясь на нескольких техниках планирования. В этой статье кратко расскажем, как нужно планировать день, чтобы все успевать. Выбирайте вариант, наиболее подходящий для вас.
Многие знают, что такое тайм-менеджмент (с англ. time — время, management — управление), который напрямую связан с планированием своего дня. Ведь тайм-менеджмент переводится как управление временем. И главное слово здесь — управление. Но не каждый может применить это понятие на практике.
Управление — это конкретная технология.
Управление состоит из:
- целеполагания
- планирования
- координации
- контроля
- анализа и оценки.
Как планировать день, чтобы все успевать
Если вы применяете все вышеперечисленные этапы в комплексе, то тайм-менеджмент работает на 100 %.
Тайм-менеджмент это про честность с самим собой и дисциплину. Получая в ответ порядок в делах и ощущение достаточности времени. А это то, к чему нужно стремиться в планировании дня.
Советуем научиться планировать свой день, начав с простых техник планирования. Со временем вы выберите подходящий вам метод или можете одновременно использовать несколько разных техник. Когда вы увидите первый результат, то, возможно, захотите начать постановку и долгосрочных целей.
Методы и техники как можно планировать свой день
Выбрали для вас одни из самых эффективных и популярных методов как лучше планировать день в ежедневнике.
Спонтанное планирование
Самый простой способ как планировать каждый день — это действовать по обстоятельствам. Решили помыть машину — моем машину. Решили, что хочется отдохнуть — отдыхаем. И в таком подходе нет ничего необычного. Так организуют свой день большинство людей.
Но главный минус такого спонтанного планирования в том, что, используя этот метод, человек часто поддается импульсам, выполняет менее важные дела, забывает о задачах и т.п.
Тем не менее, такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.
Простой список дел
Чтобы понять, как планировать задачи на день, достаточно выписать все дела, которые вы хотели бы сделать или вам нужно их сделать, и выполняйте в любом удобном порядке.
Это вроде очень простая, но очень важная техника тайм-менеджмента. Она составляет основу других методов планирования.
Метод Айви Ли
Вам необходимо написать список дел на день, пронумеровать их по важности и выполнять в таком же порядке. Рекомендуется планировать 5-6 дел.
Метод помогает концентрироваться на важных делах и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.
Метод 1-3-5
Планируйте на день девять задач:
- Одна самая важная задача. Ее нужно выполнить в первую очередь.
- Три задачи средней важности. Они выполняются в течение дня.
- Пять второстепенных задач. Их выполняют в последнюю очередь.
Все, что не влезло в этот список, исключаем.
Метод помогает научиться планировать свой день и тщательнее относиться к выбору дел на день. Нюанс этого метода заключается в том, что, если вам в день приходится выполнять гораздо большее количество задач, то эта техника вам не подойдет.
Энергетический список
Составьте список дел и разделите его на три группы:
- Очень трудные задачи.
- Задачи средней сложности.
- Легкие задачи.
Этот метод помогает как начать планировать свой день, исходя из вашего самочувствия. Если хорошо себя чувствуете, то займитесь более трудными задачами. Если устали, то лучше сделать упор на легкие дела и не напрягать себя.
Обязательно - Желательно - Не обязательно
Разбейте задачи в своем списке на три группы:
- Дела, которые обязательно нужно сделать и именно сегодня.
- Дела, которые желательно сделать сегодня, но можно и перенести на завтра.
- Дела, которые можно откладывать или не делать совсем.
Метод помогает не опасаться большого списка задач. Разделив задачи по этому методу, можно четко увидеть, какие дела по-настоящему срочные.
Автофокус
Метод заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:
- Записываете все свои задачи на день в ежедневник и заполняете его постранично. Новые задачи необходимо добавлять в конец записей.
- Смотрите страницу и выбираете задачу, которая кажется наиболее привлекательной.
- Выполняете задачу, а затем ее вычеркиваете. Если вы не доделали задачу, записываете ее снова, но уже в конец списка.
- Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.
Метод помогает выполнить большой объем работы без самопринуждения. Но не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.
Техника Pomodoro
В этом случае можно выяснить как планировать рабочий день и выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:
- Нужно написать в своем ежедневнике список задач на день.
- Выбрать задачу из списка и установить таймер на 25 минут для работы. Этот интервал и называется «помидором».
- После того как таймер прозвенел, нужно поставить рядом с задачей крестик.
- Установить таймер на 5 минут для отдыха. После звонка вернуться к работе.
- Если задача закончена, то нужно вычеркнуть ее из списка и перейти к новой задачей.
После каждых 4 «помидоров» делается большой перерыв на 20–30 минут.
Крупные задачи, на которые нужно больше 5-7 «помидоров», лучше разбивать на подзадачи. Мелкие задачи объединяют в группу, чтобы получился один «помидор».
Методика хорошо подходит для индивидуальной работы, фрилансерам. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает уровень концентрации на задачах.
Этот метод хорошо совместим с другими техниками планирования. С помощью таймера можно выполнять задачи из списка 1-3-5.
Главное достоинство техники Pomodoro в том, что она помогает справляться с внутренним сопротивлением. Даже если у нас нет никакого желания выполнять задачу, мы всегда можем уговорить себя «поработать всего лишь 25 минут».
Блочное расписание
В этой методике необходимо выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Вы выстраиваете свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Как пример, завтрак и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье полов и стирка — в блок «Уборка».
Задачи для каждого блока нужно записывать отдельно. Так вы составляете свой список дел для каждого вида деятельности.
Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания и помогает понять, как планировать дела на день. Сами блоки у вас остаются неизменными: меняются только задачи в них.
Жестко-гибкий план дня
Запишите в блокнот свои задачи и разбейте их на две группы:
- Жесткие, которые будут привязаны к конкретному времени.
- Гибкие, которые можно выполнить в любое время. Например, мы в любой момент можем сходить в магазин или проверить почту.
Жесткие задачи выполняются в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняются в порядке их важности между жесткими делами.
Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.
Антирасписание
Запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, развлечения. Остальные задачи выполняйте между этими блоками и фиксируйте каждые 30 минут непрерывной работы.
Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.
Простое расписание
Составьте список дел, распределите их по порядку и привяжите каждую задачу к конкретному времени.
Расписание поможет максимально контролировать время, поможет избежать спешки и нерешительности.
Этот метод планирования дня кажется простым, но он трудоемкий. Вам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.
Метод Альпы
Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре.
План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:
- Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.
- Подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.
- Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.
Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.
Еще несколько советов как эффективно планировать свой день
Иногда бывает так: человек пробует какую-нибудь известную технику, терпит неудачу и — делает «глобальный вывод», что планирование не для него.
На самом деле, методов как можно планировать день очень много. Все, что нужно — найти такую технику, которая подходила бы для решения именно ваших задач.
- «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет день. Это не так. Чаще простой метод Айви Ли может оказаться более полезным, чем сложный метод Альпы. А в некоторых случаях лучше вообще не планировать рабочий день и пользоваться методом «самой важной задачи».
- К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.
- Не используйте методы, которые совсем вам не нравятся. Некоторые способы планирования могут подходить вам, но при этом абсолютно не соответствовать вашему характеру.
Например, людей с рациональным складом ума техника Автофокус будет только раздражать. Однако, эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.
- Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод 1-3-5 у вас запросто может превратиться в метод 1-2-3. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.
- Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении.
- Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Чаще всего нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.
- Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы отдыха, а также нужно планировать свои выходные дни. Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.
Чтобы лучше планировать день:
- Учитывайте свои главные цели.
- Учитывайте свои личные особенности.
Например, техники Антирасписание и Pomodoro будут работать у большинства людей. Но если у человека рациональный склад ума и высокий уровень самодисциплины, эти «мягкие методы» будут его только раздражать.
- Методы планирования со временем могут меняться. Это нормально: тайм-менеджмент необходимо подстраивать под новые цели и новые обстоятельства. Предположим, фрилансер использует блочное планирование в сочетании с техникой Pomodoro. Для его задач это оптимальный вариант: он работает в одно и то же время, выполняя заказы с помощью помидорного таймера.
Но если он станет предпринимателем, ему придется кардинально менять систему планирования. Например, он может перейти на жестко-гибкое планирование, чтобы успевать «жонглировать» встречами и проектами.
- Экспериментируйте. Если есть возможность, периодически испытывайте на себе новые методы планирования. Даже если сами методы не подойдут, вы сможете взять на вооружение отдельные их элементы.
Предположим, вы попробовали блочное планирование. Сама техника вам не подошла, но понравилась идея получасового блока для утренних задач (заправить кровать, умыться, сделать зарядку). Этот отдельный элемент можно без проблем встроить в любую методику планирования, например, в обычный список дел.
Отдельные инструменты помогают решать локальные задачи, но, чтобы использовать всё своё время эффективно, необходимо выстраивать систему тайм-менеджмента. Расстановка приоритетов, планирование задач и времени по сферам жизни, организация рабочего пространства, отдыха, работы с информацией — всё это части элементов системы.
Ни один план не работает хорошо без контроля. Вы можете идеально распланировать свой день, но двигаться по плану вас заставит только контроль.
Управление — это система с обратной связью. Вы ставите цель, планируете, двигаетесь по плану. Контроль заключается в том, что вы постоянно получаете информацию о том, как идет исполнение, сверяетесь с планом и корректируете свои действия. В этом смысл обратной связи.
В течение дня обращайте свое внимание на список задач и оценивайте, находитесь ли вы в плане и не отклонились ли от него. Если отклонились от плана и это не оправданно, то корректируйте свою работу, останавливайте лишние дела, говорите «нет», то есть возвращайтесь к приоритетам.